Lote, s. Número impreso en la etiqueta que nadie mira hasta el día en que todo el mundo lo busca.
Un software de trazabilidad alimentaria registra cada lote que entra, en qué producción se consume, qué lotes salen y a qué clientes van, de forma que ante una alerta se pueda responder en minutos a qué clientes fue un lote y de qué proveedor venía. Es lo que exige el Reglamento (CE) 178/2002 a todas las empresas alimentarias y lo que comprueban auditorías como IFS o BRCGS. Con papel y hojas de cálculo, la misma pregunta cuesta una tarde.
Lo que exige la ley
El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a las empresas alimentarias a poder identificar a quién compraron cada alimento o ingrediente y a qué empresas lo suministraron: un paso atrás y un paso adelante. El artículo 19 añade que, si un producto no es seguro, hay que retirarlo del mercado e informar a las autoridades. En España, las alertas circulan por el Sistema Coordinado de Intercambio Rápido de Información de la AESAN, y llegan a las empresas con prisa.
Además, los estándares de seguridad alimentaria que piden muchas cadenas y distribuidores, como IFS o BRCGS, exigen ejercicios de trazabilidad periódicos: el auditor elige un lote y pide reconstruir su historia hacia atrás y hacia delante.
Dónde se rompe en una pyme
Pasa en una conservera de la Ribera de Navarra, en una empresa de embutidos de la Garrotxa o en un secadero de Teruel: los lotes de materia prima están en los albaranes de los proveedores; qué lote se usó en cada producción, en un parte de papel o una hoja de cálculo; los lotes de salida, en la etiqueta; y a qué cliente fue cada uno, en los albaranes de venta. La información existe, pero repartida. Reconstruir un lote exige juntar todo eso a mano, y el viernes por la tarde, con una alerta encima, es cuando más se nota.
Simulacro de trazabilidad, s. Ejercicio anual en el que la empresa descubre qué encargado se sabe de memoria los lotes.
Lo que tiene que tener el software
- Entradas: cada lote de materia prima con proveedor, fecha, cantidad y documentación (albarán, certificado, análisis).
- Producción: qué lotes de entrada se consumen en cada orden de fabricación y en qué cantidad.
- Salidas: lotes de producto terminado con su etiqueta, fecha de consumo preferente o caducidad.
- Expediciones: qué lotes van a qué cliente, en qué fecha y con qué albarán.
- Búsqueda hacia atrás y hacia delante en minutos, desde cualquier lote.
- Lectura de códigos en planta (lectores o móviles) para registrar sin teclear.
- Simulacros e informes listos para el auditor o la autoridad.
- Conexión con el ERP o el programa de gestión, para no duplicar albaranes ni stock.
Qué aporta la IA
- Leer los albaranes y certificados de los proveedores y dar de alta los lotes de entrada sin teclearlos.
- Detectar desviaciones: un lote consumido después de su fecha, un certificado caducado, una producción sin lotes de entrada asignados.
- Preparar el informe de trazabilidad o el expediente de una auditoría a partir de los datos.
- Avisar a los clientes afectados en una retirada con un mensaje redactado, para que una persona lo revise y lo envíe.
ERP agroalimentario o a medida
Hay ERP pensados para la industria alimentaria con trazabilidad incluida, y para muchas empresas son la mejor opción. Un desarrollo a medida compensa cuando el proceso es propio (curación, maduración, mezclas, reprocesados), cuando el ERP actual no lleva bien los lotes y no se quiere cambiar de ERP, o cuando hay que conectar la planta, la calidad y la expedición con sistemas que ya existen. Es lo mismo que vimos con las bodegas y su trazabilidad por añada.
El descargo
Construimos software a medida, así que tenemos interés. No somos consultores de seguridad alimentaria: los requisitos concretos de tu auditoría y de tu sector los marca tu responsable de calidad y el estándar que apliques. Lo que sí podemos decir es que la trazabilidad que vive en papel es la que falla el día que importa.
En resumen
La trazabilidad alimentaria es saber de quién vino cada lote, dónde se usó y a quién fue. La exige el Reglamento 178/2002 y la comprueban las auditorías. Un software que registra entradas, consumo en producción, salidas y expediciones, con lectura de códigos en planta, la responde en minutos. La IA lee la documentación de proveedores y detecta desviaciones antes que el auditor.
