Existencias, s. Cifra que coincide con lo que hay en los depósitos el último día de cada mes, después de una tarde entera haciendo que coincida.
Un ERP para bodegas no es un programa de facturación con una pestaña de vino. Tiene que seguir cada botella desde la parcela y la vendimia hasta el cliente, tener las existencias al día por depósito, añada y formato, reunir las ventas de todos los canales y dejar listos los datos de las declaraciones obligatorias, como las mensuales a INFOVI. Cuando eso vive en hojas de cálculo y programas sueltos, la bodega pierde cada mes las tardes que necesitaría para vender.
Noventa y dos millones de botellas
Según Forbes España, la Denominación de Origen Ribera del Duero cerró 2025 con 92.422.803 botellas con precinta de garantía, un 1,6 % más que el año anterior, empujada por los crianzas, reservas y grandes reservas. La vendimia de 2025 recogió unos 129,5 millones de kilos de uva en 27.468 hectáreas inscritas, la segunda más abundante de la década, según Vinetur.
Detrás de cada una de esas botellas hay una cadena que la bodega tiene que poder contar: de qué parcelas salió la uva, en qué depósito fermentó, cuánto tiempo pasó en qué barricas, en qué lote se embotelló y a qué cliente se vendió. Y hay obligaciones que no esperan: el Real Decreto 739/2015 pasó a periodicidad mensual las declaraciones de existencias y producción que los productores y almacenistas presentan a través de INFOVI, el sistema de información del sector vitivinícola.
Una bodega mediana en Aranda
Imagina una bodega familiar cerca de Aranda de Duero. No es ninguna en concreto, es la suma de muchas: viñedo propio y uva comprada a viticultores de la zona, una nave con depósitos y una sala de barricas, unas cuantas referencias entre jóvenes, crianzas y reservas, y una venta repartida entre distribuidores, restaurantes, exportación, la tienda de la bodega, las visitas de enoturismo y una tienda online.
La parte de bodega la lleva el enólogo en una hoja de cálculo que solo él entiende. El almacén de producto terminado, en otra. Los pedidos de los distribuidores llegan por correo y se pasan a mano al programa de facturación. La tienda online tiene su propio stock, que no siempre coincide con el de la nave. Y a final de mes, alguien se sienta a reconstruir las existencias para la declaración.
Dónde se va el tiempo
La trazabilidad, reconstruida a mano
Saber qué parcelas y qué depósitos hay detrás de un lote debería ser una consulta. En muchas bodegas es una investigación: cruzar la hoja del enólogo con los partes de vendimia y los registros de embotellado. El día que un cliente o una inspección lo pide con prisa, esa investigación cuesta caro.
Las existencias que no cuadran
Trasiegos, coupages, mermas, embotellados, devoluciones. Si cada movimiento se apunta en un sitio distinto, las existencias de fin de mes no cuadran a la primera, y la declaración mensual se convierte en una tarde de cuentas.
El stock por añada y formato
Un crianza de 2022 en botella de 75 cl no es lo mismo que el de 2023 ni que un mágnum. Cuando el distribuidor pide, hay que saber qué queda de cada añada y formato, y cuánto está ya comprometido con otros pedidos.
Canales que no se hablan
Distribuidores, hostelería, exportación, tienda, enoturismo y venta online, cada uno con sus precios, sus condiciones y su forma de pedir. Si no se juntan en un sitio, nadie sabe qué canal deja más margen ni cuánto vino queda de verdad para vender.
Qué tiene que hacer el ERP de una bodega
Trazabilidad de la parcela al cliente
Cada entrada de uva con su parcela o su viticultor, cada depósito con su historial, cada barrica con su ocupación y cada lote embotellado con su origen y sus destinos. Que la pregunta «¿de dónde viene este lote y dónde ha ido?» se responda en segundos.
Existencias vivas que alimentan las declaraciones
Si cada movimiento de bodega se registra al hacerse, las existencias están siempre al día, y los datos de la declaración mensual salen de ahí, listos para revisar, en lugar de reconstruirse.
Stock por añada, formato y compromiso
Producto terminado por referencia, añada y formato, con lo que está libre y lo que ya está reservado para pedidos. Y una alerta cuando una añada se va a agotar antes de que llegue la siguiente.
Todas las ventas en un sitio
Los pedidos de distribuidores, hostelería y exportación, la tienda, las reservas de enoturismo y la tienda online, contra un único stock, con sus tarifas y condiciones, y conectados con la facturación y la contabilidad.
¿Generalista, específico o a medida?
Un ERP generalista resuelve bien la contabilidad, la facturación y el almacén, pero no entiende de depósitos, trasiegos ni declaraciones vitivinícolas. Existen programas específicos para bodegas que sí, y si encajan con tu forma de trabajar, son la opción sensata. Compensa un desarrollo a medida, o conectar el programa que ya tienes, cuando la bodega combina canales que ninguno une, tiene procesos propios o necesita que el ERP hable con su tienda online, su enoturismo y sus distribuidores.
Hoja de cálculo, s. ERP gratuito de la bodega, con un único usuario autorizado y ningún manual.
Dónde aporta la IA
La inteligencia artificial puede leer los pedidos y albaranes que llegan por correo y pasarlos al ERP, contestar las reservas de enoturismo por WhatsApp a cualquier hora, avisando de que es una IA, y preparar los datos de las declaraciones y los informes de ventas para que alguien los revise. Las decisiones de bodega, los coupages, los precios y la firma de las declaraciones siguen siendo de las personas que saben de vino.
Lo que hacemos en Averis
Desarrollamos ERP a medida y conectamos los programas que ya funcionan. Para Denipharma, un laboratorio con 22 tiendas online, unificamos en un ERP a medida los pedidos, el stock y los envíos con Correos y GLS, y su CEO cifra la reducción de costes operativos en un 60 %. Una bodega con distribuidores, hostelería, tienda online y enoturismo tiene el mismo problema de fondo: muchos canales y un solo stock.
El descargo
Desarrollamos software, así que tenemos interés. Y no somos enólogos: lo que pasa dentro del depósito es cosa de quien sabe. Pero haz esta cuenta: cuántas horas al mes dedica tu bodega a cuadrar existencias y a pasar pedidos de un sitio a otro. Si son pocas, tu sistema funciona.
En resumen
Cada botella de una bodega exige trazabilidad desde la parcela, existencias al día para las declaraciones mensuales y un stock por añada que todos los canales compartan. Un buen ERP para bodegas reúne todo eso en un sitio y deja los datos listos para revisar, en lugar de reconstruirlos cada mes. Empieza por la parte que más tardes te cuesta.
