Albarán firmado, s. Documento que viaja tres días en la guantera antes de convertirse en factura.
Un software para una empresa de transporte tiene que unir en un solo sitio las órdenes de carga, la planificación de viajes, la app del conductor con las entregas firmadas, el control de costes por viaje, el mantenimiento de la flota y la facturación. El objetivo práctico es doble: que nadie teclee dos veces un mismo servicio y que, al cerrar cada viaje, se sepa cuánto ha dejado. La IA ya ayuda a leer las órdenes que llegan por correo o WhatsApp y a avisar de los retrasos.
Cómo trabaja hoy una empresa de transporte pequeña
Pasa en una empresa que mueve fruta y verdura desde la Ribera de Navarra o cereal desde las Cinco Villas, y en cualquier transportista regional: los clientes mandan las cargas por correo, PDF, teléfono o WhatsApp; la jefa de tráfico las pasa a una pizarra o un Excel y asigna camión y conductor; el conductor sale con papeles; los albaranes firmados vuelven al final de la semana; los tickets de gasoil y peajes, cuando vuelven; y la facturación se monta a fin de mes cruzando todo eso. Funciona, pero cuesta horas, se pierden albaranes y nadie sabe qué viajes ganan dinero.
Lo que tiene que tener
- Órdenes de carga en un solo sitio, lleguen por donde lleguen.
- Planificación de viajes con asignación de vehículo, remolque y conductor, y vista de la disponibilidad de la flota.
- App del conductor: ruta, documentos del servicio, entrega con firma y foto, incidencias y gastos del viaje.
- Seguimiento del estado de cada servicio, visible para el cliente si se quiere.
- Costes por viaje: combustible, peajes, dietas, horas y kilómetros en vacío.
- Flota: vencimientos de ITV, seguros, revisiones, neumáticos y averías, con avisos.
- Facturación automática por viaje o por cliente, al cerrar el servicio.
- Conexión con la contabilidad y, si hay, con los localizadores GPS de los vehículos.
La pieza que más cambia el día a día es la app del conductor. Si la entrega se firma en el móvil y llega al momento a la oficina, el servicio se factura ese mismo día, y el cliente deja de llamar para preguntar si llegó.
Viaje rentable, s. El que se hizo con el camión lleno a la ida, a la vuelta y en la cabeza del jefe de tráfico.
Saber qué deja cada viaje
Es la pregunta que más empresas pequeñas no pueden responder. Para hacerlo hay que imputar a cada viaje sus costes reales (combustible, peajes, dietas, horas del conductor, kilómetros en vacío y una parte del coste fijo del vehículo) y compararlos con lo facturado. Con los gastos registrados desde la app del conductor, el resultado aparece al cerrar el viaje. Con ese dato, las tarifas se negocian de otra manera.
Qué aporta la IA
- Leer las órdenes de carga que llegan por correo, PDF o WhatsApp y proponer el servicio ya rellenado para que tráfico lo confirme.
- Ayudar a planificar: proponer qué camión hace qué carga con los pedidos, los horarios y la flota disponible.
- Avisar al cliente automáticamente cuando un servicio va con retraso, antes de que llame.
- Responder por WhatsApp a la pregunta de dónde está mi mercancía, con el estado real del servicio.
- Leer los tickets de gasoil y peajes fotografiados por el conductor y asignarlos al viaje.
Programa sectorial, ERP o a medida
Hay programas específicos para empresas de transporte que cubren casi todo lo anterior, y ERP con módulos de transporte. Encajan si tu forma de trabajar es la estándar. Un desarrollo a medida compensa cuando trabajas de una forma propia (cargas compartidas, frío con control de temperatura, distribución capilar con muchos puntos), cuando tus clientes te piden integraciones concretas o cuando ya tienes un ERP y solo necesitas la parte de tráfico y la app del conductor conectadas con él.
El descargo
Construimos software a medida, así que tenemos interés. Si tu operativa es estándar, un programa sectorial bien implantado probablemente te baste. Lo que conviene en cualquier caso es dejar de facturar con albaranes en papel que llegan una semana tarde.
En resumen
Un software para una empresa de transporte une órdenes de carga, planificación, app del conductor con entregas firmadas, costes por viaje, flota y facturación. La app del conductor es lo que más cambia el día a día, y saber qué deja cada viaje es lo que más cambia el negocio. La IA ya lee las órdenes de carga y avisa de los retrasos.
