Inventario, s. Día del año en que la empresa descubre cuánto se parecía su Excel a la realidad.
Controlar el stock es saber en todo momento qué existencias hay, dónde están y cuándo hay que reponer, sin tener que bajar al almacén a contarlas. Se sostiene en cuatro cifras por artículo: el stock de seguridad, el punto de pedido, la rotación y el criterio de salida. El Excel sirve mientras hay pocas referencias, una sola persona lo actualiza y se vende por un solo canal; cuando no cuadra con la estantería, ha llegado el momento de un programa de almacén.
Las cuatro cifras que importan
Stock de seguridad
Las unidades que se guardan para cubrir lo imprevisto: un pico de ventas o un proveedor que se retrasa. Cuanto más irregular es la demanda o el proveedor, más alto.
Punto de pedido
El nivel de existencias en el que hay que pedir. Se calcula multiplicando el consumo medio diario por los días que tarda el proveedor y sumando el stock de seguridad. Si se venden 20 unidades al día, el proveedor tarda 7 días y el stock de seguridad es de 60, hay que pedir cuando queden 200. Con esta cifra calculada por artículo, y un aviso cuando se alcanza, se acaban la mayoría de las roturas.
Rotación
Cuántas veces se vende y se repone el stock en un periodo. Un artículo que rota poco es dinero parado en una estantería; uno que rota mucho y se rompe a menudo es venta perdida. Mirarla una vez al trimestre ordena las compras mejor que cualquier intuición.
Criterio de salida
FIFO (primero en entrar, primero en salir) para casi todo; FEFO (primero en caducar, primero en salir) para lo que tiene fecha de caducidad. Parece obvio hasta que se descubre un palé caducado detrás de otro recién llegado.
Señales de que el Excel se ha quedado corto
- El stock del archivo no cuadra con la estantería y el inventario anual da sustos.
- Hay roturas justo en temporada alta, que es cuando más duelen: la campaña de Navidad de un fabricante de juguete de Ibi, la de verano de un distribuidor de bebidas.
- Varias personas tocan el mismo archivo y nadie sabe cuál es la última versión.
- Se vende en tienda, web y marketplaces, y cada canal tiene su propio stock.
- Hay que controlar lotes, números de serie o caducidades.
- Para saber si hay algo, alguien tiene que bajar a mirarlo.
El caso de los lotes merece párrafo aparte. En alimentación, el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a las empresas a saber de quién recibieron cada producto y a quién se lo entregaron, lo que se conoce como trazabilidad de un paso atrás y un paso adelante. Un distribuidor agroalimentario de Tudela o de Ejea que reciba una alerta tiene que poder decir en minutos a qué clientes fue un lote. Eso, en una hoja de cálculo, es una tarde entera con suerte.
Programa de inventario, ERP o SGA
Un programa de control de stock o de inventario registra entradas, salidas y existencias, y avisa del punto de pedido. Basta para una tienda o un negocio pequeño. Un ERP incluye el stock dentro de la gestión de toda la empresa: el pedido de compra suma existencias, la venta las resta y la factura sale de ahí. Un SGA, o sistema de gestión de almacén, se ocupa del interior del almacén: ubicaciones, rutas de preparación de pedidos, lectores de códigos de barras y movimientos entre zonas. Un almacén pequeño suele tener bastante con el ERP; uno con muchas ubicaciones y muchos pedidos al día necesita un SGA conectado al ERP.
Qué aporta la IA al control de stock
Tres cosas, sin ciencia ficción. Primero, leer los albaranes y las facturas de los proveedores para dar entrada a la mercancía sin teclearla. Segundo, prever la demanda con el histórico de ventas, la estacionalidad y los pedidos abiertos, y proponer el pedido de compra para que una persona lo revise. Tercero, avisar de lo que no cuadra: un artículo que se vende más de lo normal, un lote que se acerca a su caducidad, un pedido de cliente que no se podrá servir con lo que hay.
Stock disponible, s. Cifra que aparece en la web justo hasta que el cliente paga.
Un ejemplo: 22 tiendas, un solo stock
Denipharma, un laboratorio español de suplementos y cosmética natural, vendía en 22 tiendas online, cada una con su propio panel y su propio stock. El equipo entraba varias veces al día en cada una para verificar existencias. Le construimos un ERP a medida que sincroniza el inventario en tiempo real: una venta en cualquier tienda ajusta el stock al instante en las otras 21. La gestión diaria pasó de cuatro horas a treinta minutos.
Cómo implantarlo sin morir en el intento
- Ordena el almacén antes que el programa: ubicaciones con nombre, un código por artículo y etiquetas legibles.
- Haz un inventario inicial completo el día del arranque; si el sistema empieza con datos falsos, nadie confiará en él.
- Registra los movimientos en el momento con un lector o el móvil, no al final del día de memoria.
- Calcula el punto de pedido de los artículos que más venden y deja el resto para después.
- Haz recuentos cíclicos: unas pocas referencias cada semana en lugar de un inventario anual que paraliza el almacén.
El descargo
Construimos ERP y programas de almacén a medida, así que tenemos interés. Pero la mayoría de los problemas de stock se arreglan antes con orden (ubicaciones, códigos, recuentos) que con software. El programa amplifica lo que hay: si hay método, lo hace rápido; si no lo hay, también.
En resumen
Controlar el stock es saber qué hay, dónde y cuándo reponer. Calcula el stock de seguridad y el punto de pedido de lo que más vendes, elige FIFO o FEFO y vigila la rotación. Deja el Excel cuando no cuadre con la estantería, lo toquen varias personas o vendas por varios canales, y ordena el almacén antes de instalar nada.
