Exportar a Excel, s. Integración entre dos programas realizada por una persona cada viernes.
La API de Holded permite que otros programas lean y creen datos en Holded sin que nadie los teclee: facturas, presupuestos, contactos, productos, stock, oportunidades del CRM, proyectos y contabilidad. La clave se crea en Configuración, en el apartado de Desarrolladores, y se usa desde una herramienta como n8n o desde un desarrollo propio. Sirve para lo que casi todas las pymes necesitan: que la tienda online, el WhatsApp, los anuncios y el almacén hablen con su programa de facturación.
Qué cubre la API de Holded
Según su documentación oficial, en developers.holded.com, la API se organiza en cinco áreas:
- Facturación: contactos, grupos de contactos, productos, almacenes, impuestos, tesorería, series de numeración, documentos (facturas, presupuestos, pedidos, albaranes) y pagos.
- CRM: embudos, oportunidades y actividades comerciales.
- Proyectos: proyectos, tareas y tiempos.
- Equipo: empleados y fichajes.
- Contabilidad: cuentas y asientos.
Cómo se obtiene y se usa la clave
Dentro de Holded, en Configuración, apartado Desarrolladores, se crea una clave nueva con una descripción que recuerde para qué es. Cada petición a la API lleva esa clave en una cabecera llamada 'key', siempre por HTTPS y con los datos en formato JSON. La clave da acceso amplio a la cuenta, así que se trata como una contraseña: se guarda en el gestor de credenciales de la herramienta de automatización, nunca en una hoja de cálculo, un correo o el código de una web.
Cinco automatizaciones que ahorran horas
1. De la tienda online a la factura
Cada pedido de la tienda (WooCommerce, Shopify, PrestaShop) crea o actualiza el contacto en Holded, genera la factura con la serie correcta y descuenta el stock. Nadie copia pedidos a mano al final del día.
2. Facturas de proveedores leídas con IA
Las facturas que llegan al buzón de facturas se leen con un modelo de IA, que extrae proveedor, fecha, base, IVA y total, y se registran como gasto en Holded. Lo dudoso, como un proveedor nuevo o un importe que no cuadra, queda pendiente de revisión.
3. Contactos al CRM al momento
Un contacto que llega por un formulario de la web o un anuncio de Meta entra como oportunidad en el CRM de Holded, recibe un WhatsApp en el minuto y queda con una tarea de seguimiento para el comercial.
4. Recordatorios de cobro
Cada mañana el flujo revisa las facturas vencidas y envía al cliente un recordatorio amable por correo o WhatsApp, y al tercer aviso, una alerta a la persona responsable. El cobro deja de depender de que alguien se acuerde.
5. El informe del lunes
Ventas de la semana, facturas pendientes de cobro, gastos y tesorería, en un correo o un mensaje que llega solo antes de la reunión.
Fin de mes, s. Momento en que se descubre qué facturas de la tienda online no llegaron nunca a Holded.
Lo que conviene saber antes de empezar
- Prueba primero en una cuenta de pruebas o con datos de prueba: una automatización mal hecha puede crear cien facturas en un minuto.
- Cuidado con la numeración: las facturas tienen series correlativas y no se pueden borrar alegremente.
- Algunas consultas de documentos funcionan mejor, o solo, indicando un rango de fechas; la documentación no siempre lo refleja todo, así que conviene probar cada llamada.
- Pon alertas de error: si un flujo falla, alguien tiene que enterarse el mismo día, no a final de trimestre.
- Guarda la clave como una contraseña y cámbiala si alguien que la conocía deja la empresa.
Cuándo compensa algo más que la API
Holded funciona muy bien como centro de facturación y contabilidad. Cuando el negocio necesita algo que Holded no tiene, como una pantalla para los comerciales en la calle, un portal para clientes, un cálculo de presupuestos propio del sector o un agente de IA en WhatsApp, no hace falta cambiar de programa: se construye alrededor y se conecta por la API, de forma que Holded sigue siendo la fuente de verdad de facturas y contabilidad.
El descargo
Conectamos Holded con otros programas para pymes, así que tenemos interés. Pero las integraciones más sencillas, como pasar pedidos de una tienda popular a Holded, a menudo ya existen como conectores listos; mira primero en su catálogo de integraciones antes de construir nada.
En resumen
La API de Holded permite leer y crear facturas, contactos, productos, oportunidades, proyectos y asientos desde otros programas. La clave se crea en Configuración, apartado Desarrolladores, y se envía en la cabecera 'key'. Con n8n e IA se automatizan las facturas de la tienda y de proveedores, los contactos al CRM, los cobros y los informes. Prueba con datos de prueba, cuida la numeración y pon alertas.
