Documento_final_v3_DEFINITIVO_bueno.pdf, s. Sistema de control de versiones más extendido en las pymes españolas.
Ordenar la gestión documental de una pyme es conseguir que cualquier persona autorizada encuentre cualquier documento en segundos y que nada se conserve ni menos ni más de lo que exige la ley. Se empieza por una entrada única para todo lo que llega, una clasificación sencilla y avisos de vencimiento. La IA ya se encarga de leer cada documento, clasificarlo, extraer sus datos y permitir buscar por significado, con una persona revisando lo dudoso.
Por qué se pierde tanto tiempo
Los documentos entran por el correo de cada persona, por WhatsApp, en papel y en las descargas de portales. Se guardan en carpetas compartidas con estructuras que solo entiende quien las creó, en el escritorio de alguien o en un archivador. Cuando hace falta el contrato de un cliente, el certificado de un proveedor o la póliza del seguro, alguien pierde media mañana, y si esa persona está de vacaciones, más.
Cómo ordenarlo en cinco pasos
1. Una entrada única
Un buzón de correo para documentos y una carpeta de entrada para lo que se escanea o se descarga. Todo lo que llega por otros caminos se reenvía ahí. Sin esto, ningún programa ordena nada.
2. Una clasificación que entienda cualquiera
Por tipo de documento (contrato, factura, albarán, certificado, presupuesto, plano) y por a quién se refiere (cliente, proveedor, proyecto, empleado). Pocas categorías, siempre las mismas.
3. Datos clave en cada documento
Fecha, partes, importe, fecha de vencimiento o renovación. Es lo que permite buscar y avisar.
4. Permisos y versiones
Quién ve qué (los expedientes de personal, desde luego, no todo el mundo), y una sola versión válida de cada documento con su historial.
5. Avisos de vencimiento
Contratos que se renuevan solos, seguros, certificados y homologaciones de proveedores, revisiones obligatorias. Un aviso a tiempo evita más disgustos que cualquier archivo perfecto.
Carpeta compartida, s. Lugar común donde cada miembro del equipo guarda sus documentos de forma que nadie más los encuentre.
Qué hay que conservar, y cuánto
Como referencia general, el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante seis años, y la Ley General Tributaria fija un plazo de prescripción de cuatro años para las obligaciones fiscales. Hay documentos con plazos propios (laborales, de prevención, sanitarios), y en el otro extremo, el RGPD exige no guardar datos personales más tiempo del necesario. La gestión documental debe incluir, por tipo de documento, cuánto se conserva y cuándo se destruye. Confírmalo con tu asesoría.
¿Se puede tirar el papel?
Un escaneo normal no sustituye legalmente al original. Para las facturas recibidas, la Orden EHA/962/2007 permite destruir el papel tras una digitalización certificada, hecha con un software homologado por la Agencia Tributaria. Si no la usas, conserva el papel durante el plazo legal. Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, prevista para octubre de 2027 o 2028 según el tamaño, cada vez llegarán menos facturas en papel.
Qué hace la IA
- Leer cada documento que entra por el buzón o la carpeta, reconocer qué es y a quién se refiere, y archivarlo donde corresponde.
- Extraer los datos clave (fechas, importes, partes, vencimientos) y rellenar la ficha del documento.
- Buscar por significado: pedir el contrato de mantenimiento del cliente de Tudela firmado el año pasado sin recordar el nombre del archivo.
- Responder preguntas sobre los documentos de la empresa: qué dice la cláusula de penalización del contrato con tal cliente, cuándo vence el certificado de tal proveedor.
- Avisar de lo que vence y de los documentos que faltan en un expediente.
Es lo mismo que hace Siniqo, el software que construimos para un gabinete de peritación: el gabinete sube el encargo de la compañía, la IA lo lee y rellena la ficha del expediente, y el perito solo revisa y confirma.
Con qué herramientas
Para muchas pymes basta con ordenar lo que ya tienen (Google Drive, SharePoint, la carpeta del servidor) y añadir una automatización que clasifique lo que entra y avise de vencimientos. Hay también programas de gestión documental del mercado y módulos documentales en algunos ERP. Un desarrollo a medida compensa cuando los documentos forman parte del proceso del negocio, como un expediente, una obra o un pedido, y tienen que vivir junto a esos datos.
El descargo
La gestión documental con IA es una de las cosas que montamos, así que tenemos interés. No somos asesores fiscales: los plazos de conservación de cada documento confírmalos con tu asesoría. Pero los cinco pasos de arriba, empezando por la entrada única, sirven con cualquier herramienta.
En resumen
Para ordenar los documentos de una pyme: entrada única, clasificación sencilla, datos clave, permisos y versiones, y avisos de vencimiento. Conserva lo que pide la ley (seis años en el Código de Comercio, cuatro de prescripción fiscal) y nada de datos personales de más. La IA lee, clasifica, extrae datos y busca por significado; una persona revisa lo dudoso.
