Paso 1
Onboarding y discovery
Alta automática en Airtable, investigación del sector del cliente con IA y briefing ejecutivo desde la transcripción de la discovery call en menos de 10 minutos.
OPERACIÓN INTEGRAL CON IA
Cómo una agencia creativa Top 1 mundial en Fiverr bajó sus propuestas de medio día a 5 minutos con IA end-to-end.
Klimt Creations es una de las agencias creativas digitales más reputadas a nivel global: Top 1 mundial en su categoría en Fiverr, más de 200 reseñas de 5 estrellas y proyectos de gran valor para startups tech en rondas de financiación, empresas biotech y marcas de lujo. Su equipo internacional de 14 personas produce experiencias web 3D, branding estratégico y UX/UI de alto impacto — y cada proyecto exige presupuestos precisos, propuestas sofisticadas y ejecución impecable.
Cliente
Klimt Creations
Sector
Agencias creativas / B2B servicios
Ubicación
Operación internacional
Plazo
14 semanas (implementación por fases)
2 h → 10 min
procesamiento de discovery calls
medio día → 5 min
generación de propuestas en PDF
7+ procesos
automatizados end-to-end
El reto
El reto
Klimt Creations vende creatividad premium y ejecución de primer nivel: proyectos de gran valor, clientes que esperan sofisticación en cada comunicación, equipos que no pueden permitirse errores en un presupuesto. Detrás de cada proyecto hay un ciclo denso — discovery calls, investigación de marca y competencia, cálculo de presupuesto, propuesta personalizada, briefing creativo, seguimiento comercial y contenido de marketing para la propia agencia.
Todo ese trabajo consumía las horas del equipo creativo y comercial. Los project managers redactaban resúmenes de reuniones a mano, actualizaban estados uno a uno y generaban propuestas desde cero. El equipo que debería estar diseñando y pensando estrategia gastaba media jornada en tareas administrativas. Escalar significaba contratar más administración o comprometer la calidad: ninguna de las dos opciones es aceptable para una agencia Top 1 mundial.
La solución
La solución
Construimos un sistema de automatización end-to-end sobre Airtable y n8n que cubre todo el ciclo operativo de la agencia: onboarding de clientes nuevos, procesamiento de discovery calls, cálculo algorítmico de presupuestos, generación de propuestas en PDF, secuencias de seguimiento y producción de contenido para marketing propio.
Cada discovery call se transcribe automáticamente con Fathom o Fireflies; una capa de IA extrae objetivos, alcance y servicios solicitados y saca un briefing ejecutivo listo para el equipo creativo. El algoritmo de presupuestos cruza tarifas históricas, horas reales por entregable y factores de complejidad dinámicos para generar rangos precisos en cinco minutos. Las propuestas se redactan personalizadas por industria y se exportan a PDF vía integración con Canva. Para el contenido propio, clonamos el avatar de la CEO con Heygen y generamos vídeo educativo sin necesidad de grabación constante.
Paso 2
Presupuestos y propuestas
Algoritmo que cruza histórico, horas reales y factores de complejidad. Propuesta en PDF personalizada por industria lista para enviar en 5 minutos.
Paso 3
Follow-ups y marketing propio
Secuencias de seguimiento por comportamiento, alertas en Slack, calendario de contenido para LinkedIn, Instagram y Facebook, y avatar IA en Heygen para vídeo sin grabación.
Impacto
Impacto
El equipo creativo dejó de malgastar horas en administración y volvió a concentrarse en lo que diferencia a Klimt: diseño, estrategia y ejecución técnica. Los project managers gestionan más proyectos simultáneos sin saturarse, el equipo comercial no pierde un solo lead por olvido y la propia agencia produce contenido constante — vídeos con avatar IA, carousels y posts multiplataforma — sin drenar recursos creativos. Klimt ahora practica internamente lo que vende a sus clientes: IA aplicada para multiplicar capacidad sin ampliar plantilla.
2 h → 10 min
briefing desde una discovery call
1-2 h → 5 min
cálculo de presupuesto
medio día → 5 min
propuesta en PDF lista para enviar
“Ahora aceptamos más proyectos sin ampliar el equipo administrativo. Al fin practicamos internamente lo que vendemos a nuestros clientes: IA aplicada para multiplicar capacidad sin perder calidad.”
Dirección
Klimt Creations
Stack conectado
El sistema opera donde ya vive la operación.
Airtablen8nFathom / FirefliesHeygenCanvaSlackGoogle Calendar
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