Tarifa, s. PDF que el proveedor actualiza cada pocos meses y que la oficina sigue consultando en la versión del año pasado, porque es la que estaba abierta.
Un instalador de climatización rara vez pierde un trabajo por el precio. Lo pierde porque el presupuesto tardó dos días en salir, porque nadie volvió a llamar al cliente y porque, cuando por fin dijo que sí, la aceptación no puso en marcha nada. Un buen programa de presupuestos no es el que mejor calcula: es el que hace que el presupuesto salga el mismo día, se siga solo y, cuando se acepta, genere el pedido, la cita y el parte de trabajo sin volver a escribir nada.
Lucena, donde se fabrica el frío
En abril de 2022, un acuerdo del Consejo de Gobierno de la Junta de Andalucía describía así el clúster del frío y clima de Andalucía, con sede en Lucena (Córdoba) y promovido por la Asociación de Fabricantes Andaluces de Refrigeración y Climatización: un ecosistema de 18 empresas cuyo frío y climatización suponen el 80 % de la fabricación nacional de refrigeración y climatización industrial.
Fabricar es la mitad de la historia. La otra mitad la escriben las empresas que venden, instalan y mantienen esos equipos, en Lucena y en cualquier provincia: instaladoras de aire acondicionado y aerotermia, mantenedoras de frío para supermercados y cocinas industriales, distribuidores de material. Y todas comparten el mismo cuello de botella, que no está en el taller ni en la obra, sino en la oficina.
El viaje de un presupuesto
Imagina una empresa instaladora con dos técnicos, un comercial que también instala y una persona en la oficina. No es ninguna en concreto, es la suma de muchas. Un martes de junio entra un WhatsApp: un restaurante quiere cambiar el aire de la sala y revisar la cámara frigorífica, «a ser posible antes de agosto».
El comercial va el jueves, mide, hace fotos y apunta en el móvil. El viernes no da tiempo. El lunes, en la oficina, alguien busca el equipo en la tarifa del distribuidor, calcula las horas, suma el material de la instalación y la retirada del equipo viejo, lo monta en la plantilla de Word, lo pasa a PDF y lo envía por WhatsApp. Han pasado seis días. El restaurante tiene ya otros dos presupuestos.
Y si este sale bien, el cliente contesta «adelante» por WhatsApp un miércoles a las once de la noche. Al día siguiente hay que pedir el material, encontrar hueco en la agenda de los técnicos, preparar el parte y emitir la factura del anticipo, escribiendo cada vez los mismos datos.
Dónde se enfría el presupuesto
1. Tarda en salir
En climatización, el cliente suele pedir varios presupuestos y decide con el primero que entiende. Cada día entre la visita y el envío es un día en el que otro instalador puede llegar antes.
2. Nadie lo sigue
Se envía y se queda en un chat. No hay ningún sitio que diga qué presupuestos están pendientes ni a quién toca llamar. La mayoría no se pierden con un «no», se pierden en silencio.
3. Se calcula con la tarifa vieja
Los precios de los equipos y del material cambian, y cada distribuidor manda su tarifa en un formato. Un presupuesto calculado con la tarifa del trimestre anterior se acepta, sí, pero con menos margen del que parecía.
4. El «sí» no pone nada en marcha
Pedido al proveedor, cita en la agenda, parte de trabajo para el técnico, anticipo. Cuatro tareas que salen del mismo presupuesto y que se hacen a mano, en cuatro sitios distintos, con cuatro oportunidades de equivocarse en una medida o un modelo.
5. El mantenimiento se olvida
Las instalaciones térmicas tienen obligaciones de mantenimiento periódico según el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE), y los equipos con gases fluorados necesitan controles de fugas cuya frecuencia depende de la cantidad de gas, según el Reglamento (UE) 2024/573. Para el instalador, eso son revisiones recurrentes: ingresos previsibles que se pierden cuando nadie avisa al cliente a tiempo y otro se queda con el contrato.
Seguimiento, s. Lo que ocurre cuando el cliente llama para preguntar por qué no le habéis llamado.
Qué tiene que hacer un programa de presupuestos
Plantillas por tipo de instalación
Un split, una instalación por conductos, una aerotermia o una cámara frigorífica no se presupuestan igual. Cada tipo con sus partidas, su mano de obra y sus opciones, para que el técnico rellene medidas y elija equipos, no que redacte desde cero.
Tarifas de proveedor actualizadas
Que la tarifa nueva de cada distribuidor se importe en el programa cuando llega, y que cada presupuesto quede calculado con la vigente ese día. Es la diferencia entre presupuestar y adivinar el margen.
Salir el mismo día, desde la visita
Si el técnico rellena la visita en el móvil, con medidas y fotos adjuntas, el presupuesto puede estar en manos del cliente esa misma tarde, en PDF con la imagen de la empresa y un enlace para aceptarlo.
Seguimiento automático
Un recordatorio al cliente a los pocos días, otro más adelante y una tarea para el comercial si sigue sin respuesta. Sin depender de que alguien se acuerde.
Del «sí» a la obra, sin reescribir
Al aceptar, el mismo presupuesto genera el pedido de material, propone hueco en la agenda de los técnicos, crea el parte de trabajo en su móvil y prepara la factura del anticipo.
Contratos de mantenimiento con aviso
Cada instalación con su ficha, sus equipos y su calendario de revisiones. El sistema avisa al cliente y crea la visita antes de que venza, y deja registrada la revisión para cuando haga falta demostrarla.
Dónde aporta la IA
La inteligencia artificial no sustituye el criterio técnico del instalador, pero ahorra el trabajo de alrededor. Puede contestar el WhatsApp a cualquier hora, pedir las fotos del equipo y de la placa de características, recoger las medidas aproximadas y proponer la visita. Puede leer la tarifa en PDF de un proveedor y pasarla al programa. Y puede preparar un borrador del presupuesto con tus reglas, que el técnico revisa y firma. El cálculo de potencia, el precio final y la decisión de qué equipo instalar siguen siendo suyos.
¿Programa del mercado o a medida?
Hay buenos programas de presupuestos y facturación para pymes y para instaladores, y si tu forma de trabajar es estándar, empieza por ahí. Compensa uno a medida, o conectar el que ya tienes, cuando presupuestas con cálculos propios, manejas tarifas de varios distribuidores, necesitas que el presupuesto hable con tu ERP, tu agenda y tu facturación, o llevas contratos de mantenimiento que ningún programa genérico sigue como tú necesitas.
Lo que hacemos en Averis
Conectamos lo que ya usas y construimos lo que falta: la visita en el móvil, el cálculo con tus tarifas, el envío y la aceptación en línea, el seguimiento automático, el paso a pedido, agenda y parte de trabajo, y los avisos de mantenimiento. Es el mismo problema que hemos resuelto en otros sectores: Klimt Creations, una agencia creativa, pasó de medio día a cinco minutos por propuesta comercial, y Denipharma unificó 22 tiendas online en un ERP a medida.
El descargo
Vendemos software y automatización, así que tenemos interés. Pero haz antes una cuenta: coge los presupuestos enviados el último trimestre y mira cuántos tardaron más de dos días en salir y cuántos no tuvieron ni una llamada de seguimiento. Ese número te dice si necesitas esto, y no lo hemos escrito nosotros.
En resumen
En climatización, el presupuesto se enfría entre la visita y el sí: tarda en salir, nadie lo sigue, se calcula con la tarifa vieja y, cuando se acepta, no pone nada en marcha. Un buen programa de presupuestos lo resuelve con plantillas, tarifas al día, seguimiento automático y el paso directo a pedido, agenda y parte. Y con los avisos de mantenimiento, convierte cada instalación en un cliente que vuelve.
