CRM, s. Programa que la empresa contrata en enero para que los comerciales lo rellenen, y que en marzo solo rellena el gerente.
El mejor CRM para una pyme es el que se rellena solo y el equipo abre cada mañana, no el que más funciones tiene. Para captar por la web y el contenido, HubSpot. Para equipos comerciales pequeños que venden por oportunidades, Pipedrive. Si ya facturas con Holded u Odoo, empieza por su CRM. Y si tu forma de vender es propia, o necesitas conectar a fondo WhatsApp, los anuncios y la facturación, uno a medida.
Hay margen: según la encuesta del INE de octubre de 2025, solo el 34,5 % de las empresas españolas de diez o más empleados usa un CRM.
Las opciones, una por una
HubSpot
Tiene un plan gratuito con contactos y oportunidades, y crece con módulos de marketing, ventas y atención. Su fuerte es captar: formularios, correos, contenido y anuncios conectados con la ficha del cliente. Encaja en empresas que generan contactos desde la web. Con el equipo y las funciones creciendo, el precio sube rápido.
Pipedrive
Centrado en el embudo de ventas: cada oportunidad en su fase y cada comercial sabiendo qué toca hoy. Sencillo de aprender y de usar en el móvil. Encaja en equipos comerciales pequeños que venden por oportunidades y presupuestos.
Zoho CRM
Muy completo y configurable, con muchas aplicaciones del mismo fabricante alrededor. Encaja en empresas que quieren mucha personalización sin desarrollo propio y tienen a alguien con tiempo para configurarlo.
Salesforce
El estándar de las grandes empresas, con ediciones para pymes. Encaja cuando se prevé crecer mucho, hay procesos comerciales complejos o los clientes y socios trabajan con Salesforce. Para una pyme pequeña suele ser más de lo que necesita.
El CRM de Holded o el de Odoo
Si ya facturas con Holded u Odoo, su CRM tiene una ventaja difícil de igualar: el presupuesto aceptado se convierte en factura sin salir del programa. Son más básicos que los especializados, pero para muchas pymes bastan.
Clientify
De origen español, une marketing, ventas y conversaciones por WhatsApp en una sola herramienta. Encaja en pymes que captan y venden sobre todo por WhatsApp y redes.
CRM sectoriales
Para inmobiliarias, clínicas, academias o concesionarios, con lo que ese negocio necesita de serie, como la conexión con los portales o la agenda de citas. Menos flexibles fuera de su molde.
CRM a medida
Se construye alrededor de cómo vende la empresa. Para Lorena Peiró, especialista en micropigmentación capilar, construimos un CRM que recoge automáticamente los contactos de los anuncios de Meta, los contacta por WhatsApp, hace el seguimiento hasta que agendan, lleva la caja y muestra las estadísticas. Nadie teclea un contacto.
Licencia por usuario, s. Motivo por el que el CRM acaba teniendo un solo usuario que comparten cinco personas.
Ocho criterios para elegir
- Forma de vender: ¿cabe en un embudo estándar o tiene pasos propios?
- Canales: que recoja solo los contactos de la web, WhatsApp, los anuncios y el correo.
- Facturación: que el presupuesto aceptado pase al programa de facturación sin teclearlo.
- Móvil: si los comerciales están en la calle, que funcione de verdad en el teléfono.
- IA: que rellene fichas, resuma conversaciones y avise de las oportunidades que se enfrían.
- Datos: dónde se guardan y si hay contrato de encargo del tratamiento conforme al RGPD.
- Coste total: licencias por usuario más configuración, migración, integraciones y formación, a tres años.
- Salida: lo fácil que es exportar todos tus contactos y su historial si un día cambias.
Los errores que convierten un CRM en otra hoja de cálculo
- Elegir por la lista de funciones en lugar de por lo que el equipo hará cada día.
- Obligar a los comerciales a teclear lo que podría entrar solo.
- No conectar el CRM con la facturación, de modo que nadie se fía de sus cifras.
- Migrar diez años de contactos sin limpiar.
El descargo
Hacemos CRM a medida y conectamos CRM del mercado con otros programas, así que tenemos interés. Aun así, si tu forma de vender es estándar y el equipo es pequeño, empieza por uno del mercado: se configura en días y te dirá muy rápido qué te falta.
En resumen
No hay un mejor CRM para pymes: hay uno que tu equipo usará. HubSpot para captar por la web, Pipedrive para equipos comerciales pequeños, el de Holded u Odoo si ya facturas con ellos, Clientify si vendes por WhatsApp, y uno a medida si tu forma de vender es propia. Elige el que recoja solo tus canales y se conecte con tu facturación.
