WhatsApp de empresa, s. Móvil que vive en un cajón de la oficina y que solo sabe contestar la persona que se lo lleva a casa.
WhatsApp Business API es la forma que ofrece Meta para que una empresa conecte WhatsApp a sus propios programas: un CRM, un ERP, una plataforma de atención o un agente de inteligencia artificial. No se usa desde un móvil, permite que varias personas atiendan el mismo número y automatizar mensajes, y tiene reglas propias: la ventana de 24 horas, las plantillas aprobadas y el cobro por mensaje, que Meta ha vuelto a cambiar el 1 de octubre de 2026. La necesitas cuando la aplicación gratuita se queda corta, no antes.
La aplicación y la API no son lo mismo
La aplicación WhatsApp Business es gratuita y la usa una persona desde el móvil, con algunos dispositivos vinculados, respuestas rápidas, etiquetas y un catálogo. Para un autónomo o un negocio pequeño con pocas conversaciones al día, es suficiente.
La API es otra cosa. No tiene aplicación propia: se conecta a un programa. Eso permite que varias personas atiendan el mismo número a la vez, que cada conversación quede en la ficha del cliente del CRM, que un agente de IA conteste a cualquier hora consultando el stock o los pedidos, y que la empresa envíe avisos automáticos de cita, de pedido o de factura. A cambio, exige una cuenta de empresa en Meta, tiene reglas más estrictas y se paga por mensaje. Se puede usar directamente con la Cloud API de Meta o a través de un proveedor oficial.
Las reglas del juego
La ventana de 24 horas
Cuando un cliente escribe, se abre una ventana de atención de 24 horas. Mientras está abierta, la empresa puede responder con mensajes libres. Cuando se cierra, solo puede escribirle con plantillas aprobadas por Meta. Es la regla que más sorprende a quien viene de la aplicación, donde se puede escribir a cualquiera en cualquier momento.
Las plantillas
Las plantillas son mensajes predefinidos que Meta revisa antes de que se puedan usar, y se dividen en tres categorías: marketing, como una promoción; utilidad, como la confirmación de un pedido o el recordatorio de una cita; y autenticación, como un código de verificación. Cada categoría tiene su tarifa.
El consentimiento
Antes de que la empresa escriba a alguien por iniciativa propia, esa persona tiene que haber aceptado recibir sus mensajes. Además de lo que exige Meta, en España las comunicaciones comerciales electrónicas no solicitadas están prohibidas por la Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información. Escribir a quien no lo ha pedido es la forma más rápida de que bloqueen el número.
Qué ha cambiado el 1 de octubre de 2026
Meta cobra por mensaje desde el 1 de julio de 2025, con tarifas que dependen del país del destinatario y de la categoría. Según su documentación, el 1 de octubre de 2026 volvió a cobrar mensajes que eran gratis:
Los mensajes de servicio, es decir, las respuestas libres dentro de la ventana de 24 horas, tienen ahora un tramo gratuito de 1.000 mensajes al mes por número de teléfono de la empresa. A partir del 1.001 se cobran según la tarifa publicada, y los mensajes del tramo gratuito que no se usan no pasan al mes siguiente.
Los mensajes de utilidad enviados en respuesta a un cliente, dentro de la ventana de atención, eran gratis desde julio de 2025 y han vuelto a cobrarse. Además, Meta actualizó cuarenta tarifas y sacó varios mercados de sus regiones genéricas para darles tarifa propia.
Para una pyme con pocas conversaciones, el tramo gratuito cubre la atención normal. Para una que atiende mucho por WhatsApp, o que tiene un agente de IA contestando a cualquier hora, conviene revisar el volumen y la configuración de facturación de la cuenta antes de llevarse una sorpresa.
Gratis, s. Condición temporal de un servicio digital hasta que suficientes empresas dependen de él.
Qué no se puede hacer con la API
Desde el 15 de enero de 2026, las condiciones de WhatsApp Business prohíben distribuir por la API asistentes de IA de uso general, del tipo de ChatGPT, cuando la IA es el servicio en sí. Lo que sigue permitido, y es lo que necesita una empresa, es usar IA para atender a sus propios clientes: preguntas frecuentes, pedidos, reservas o soporte. Además, desde el 2 de agosto de 2026, el artículo 50 del Reglamento europeo de IA obliga a que el cliente sepa que habla con una IA.
Cuándo la necesita una empresa
Compensa pasar a la API cuando se cumple alguna de estas condiciones: varias personas tienen que atender el mismo número; quieres que las conversaciones queden en el CRM sin copiarlas; quieres un agente de IA que conteste fuera de horario con datos reales de tu negocio; necesitas avisos automáticos de citas, pedidos o facturas; o el volumen de mensajes ya no se puede llevar desde un móvil. Si no se cumple ninguna, quédate con la aplicación.
Cómo se monta
El orden habitual es este: verificar la empresa en el administrador comercial de Meta, dar de alta el número en la API (si quieres seguir usando también la aplicación en ese número, comprueba antes si tu caso admite el modo de coexistencia que ofrece Meta), aprobar las plantillas que se vayan a usar y conectar la API con los sistemas de la empresa. Esa conexión puede ir directamente a un programa a medida o pasar por una herramienta de automatización como n8n. Lo importante no es la herramienta, sino que cada conversación acabe donde tiene que estar y que el agente consulte datos reales.
Dos ejemplos que hemos montado
Para Vives de la Cortada, un distribuidor de Barcelona que vende en 15 países con más de 5.000 referencias, montamos un agente de IA en su WhatsApp sincronizado en tiempo real con su catálogo de PrestaShop: pasó de tardar una o dos horas en contestar a hacerlo en menos de un minuto, a cualquier hora. Para Lorena Peiró, experta en micropigmentación capilar, desarrollamos un CRM a medida que recoge los contactos de sus anuncios de Meta y les escribe por WhatsApp al momento, siguiendo a cada uno por etapas.
El descargo
Montamos integraciones con WhatsApp, así que tenemos interés. Y las condiciones y tarifas de Meta cambian con frecuencia: lo que aquí contamos es lo que dice su documentación a 23 de octubre de 2026. Antes de decidir, revisa las tarifas vigentes para tu país.
En resumen
La aplicación de WhatsApp Business es para atender desde el móvil; la API, para conectar WhatsApp a tus sistemas, con varios agentes, automatizaciones y agentes de IA. Tiene sus reglas: ventana de 24 horas, plantillas aprobadas, consentimiento y, desde octubre de 2026, mensajes de servicio gratis solo hasta los 1.000 al mes. Pasa a la API cuando la app se quede corta, y no antes.
