Política de empresa, s. Documento que se redacta el día después del problema.
Si en tu pyme no hay normas sobre inteligencia artificial, es casi seguro que alguien del equipo ya usa ChatGPT u otra herramienta por su cuenta, a veces con datos de clientes. Es lo que se llama IA en la sombra. Prohibirla no funciona; ignorarla tampoco. Lo que funciona es dar herramientas de empresa, una política de uso que cabe en una página y una formación breve, que además es obligatoria desde febrero de 2025.
Lo que cuentan los foros (y los datos)
La escena se repite en los foros de pymes y autónomos: el dueño descubre que la administrativa redacta las reclamaciones con un chat de IA gratuito, que el comercial le pide que resuma los correos de un cliente o que alguien ha subido un Excel de clientes para que le haga un informe. Casi nunca hay mala intención: hay ganas de trabajar más rápido y ninguna norma.
Los datos lo confirman. En un estudio de Salesforce realizado por YouGov en octubre de 2023 entre más de 14.000 trabajadores de 14 países, el 55 % de quienes usaban IA generativa en el trabajo reconocía haber usado herramientas no aprobadas por su empresa, casi siete de cada diez trabajadores no habían recibido ninguna formación sobre su uso seguro, y solo el 21 % de las empresas tenía una política clara, frente al 37 % que no tenía ninguna. Desde entonces el uso no ha hecho más que crecer.
Los riesgos de verdad
- Datos personales de clientes o empleados en herramientas sin contrato, lo que choca con el RGPD.
- Información confidencial (precios, ofertas, contratos, planos) en versiones gratuitas que pueden usarla para entrenar sus modelos.
- Textos con errores o datos inventados que salen hacia un cliente sin que nadie los revise.
- Trabajo de la empresa en cuentas personales que se van con el empleado.
Fíjate en que ninguno de los riesgos es usar IA: todos son usarla sin reglas.
Qué dice la ley
Desde el 2 de febrero de 2025, el artículo 4 del Reglamento europeo de IA obliga a las empresas que usan sistemas de IA a adoptar medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA, según su función y el uso que hace. No exige un título concreto, pero sí poder demostrar que se ha formado al equipo. El RGPD sigue aplicando a cualquier dato personal que se meta en una herramienta. Y si un empleado incumple una norma, cualquier medida disciplinaria depende de que esa norma exista, esté comunicada y la sanción sea proporcionada; ante un caso concreto, consulta con un abogado laboralista.
Versión gratuita, s. Producto en el que, si no pagas, los datos de tus clientes son parte del precio.
Por qué prohibir no funciona
Porque la herramienta está en el móvil de cada empleado y ahorra horas. Si la empresa prohíbe sin ofrecer nada, el uso no desaparece: se esconde, y entonces ya no hay forma de saber qué datos salen. La alternativa es la contraria: dar cuentas de empresa de una o dos herramientas, con condiciones que excluyan el entrenamiento con tus datos, y decir con claridad qué se puede y qué no.
Una política de uso de IA en diez puntos
- Herramientas permitidas: cuáles, y solo con cuentas de la empresa.
- Datos prohibidos: nunca datos personales de clientes o empleados, datos de salud, contraseñas, ni información confidencial en herramientas no aprobadas.
- Revisión humana: todo lo que genera la IA lo revisa una persona antes de enviarlo o usarlo.
- Cifras y citas: cualquier dato, precio, norma o cita que dé la IA se comprueba en la fuente.
- Transparencia: si un sistema de IA conversa con clientes, se les avisa de que es una IA.
- Decisiones: la IA no decide descuentos, reclamaciones, contrataciones ni despidos.
- Propiedad: lo que se crea con IA para la empresa es de la empresa y se guarda en sus sistemas.
- Formación: todo el que use IA recibe una formación breve sobre esta política y sobre los límites de la herramienta.
- Responsable y dudas: una persona concreta responde preguntas y aprueba herramientas nuevas.
- Revisión: la política se revisa cada seis meses, porque las herramientas cambian.
Cómo implantarla en una semana
Pregunta al equipo, sin reproches, qué herramientas usa y para qué: te dará la lista de casos de uso que más ahorran. Elige una o dos herramientas de empresa que cubran esos usos. Redacta la política en una página con los diez puntos de arriba. Haz una sesión de una hora para explicarla con ejemplos de la propia empresa y guarda el registro de asistencia. Y convierte los usos que más se repiten en procesos bien montados: si todo el equipo usa la IA para contestar las mismas preguntas de clientes, eso pide un agente conectado al catálogo, no veinte chats sueltos.
El descargo
Implantamos IA en pymes y formamos equipos, así que tenemos interés. Este artículo no es asesoramiento jurídico ni laboral. Pero la política de arriba la puedes copiar tal cual y adaptarla a tu empresa esta misma semana.
En resumen
Tus empleados ya usan IA. El riesgo no es eso, sino que lo hagan sin reglas y con datos de clientes en herramientas gratuitas. Da cuentas de empresa, escribe una política de uso en una página, forma al equipo, que además es obligatorio, y convierte los usos que más se repiten en procesos bien montados.
