Klimt Creations
Klimt Creations es una de las agencias creativas digitales más reputadas mundialmente, especializada en experiencias web 3D, branding estratégico y UX/UI de alto impacto para startups tecnológicas y marcas de lujo. Con presencia en Fiverr como Top 1 Mundial en su categoría y más de 200 reseñas de 5 estrellas, trabajan proyectos ambiciosos que superan los $50,000 para clientes como empresas biotecnológicas, constructoras centenarias y startups tech en rondas de financiación.
Su equipo internacional de 14 personas liderado por expertos senior con más de 10 años de experiencia crea experiencias digitales que capturan la atención del usuario en los primeros 3 segundos, logrando aumentos del 20% en tiempo en sitio y conversiones mínimas garantizadas del 10%. Desde desarrollo de MVPs para inversores hasta rebranding completo de empresas establecidas, cada proyecto requiere coordinación impecable, creatividad excepcional y ejecución técnica de primer nivel.
Proyecto
Automatización integral de la agencia
Categoría
Agencia de Diseño Web 3D
Cliente
Klimt Creations
El Desafío
Como agencia premium gestionando proyectos de alta complejidad y alto valor, Klimt Creations enfrentaba desafíos operativos que comprometían su capacidad de escalar sin sacrificar la calidad que les había posicionado como referentes globales.
Cada proyecto involucraba múltiples fases: discovery calls con clientes sofisticados, investigación profunda de marca y competencia, generación de presupuestos precisos basados en alcance técnico, creación de propuestas profesionales personalizadas, desarrollo de briefings detallados, seguimiento constante de progreso, y producción de contenido para marketing de la propia agencia.
La gestión manual de todo esto consumía tiempo valioso del equipo creativo. Los project managers dedicaban horas a tareas administrativas que no aportaban valor creativo directo: documentar reuniones, actualizar estados de proyectos, calcular presupuestos, redactar propuestas, hacer seguimiento a clientes potenciales, producir contenido para redes sociales.
La Complejidad del Reto
No estábamos hablando de automatizar tareas simples. Klimt Creations maneja proyectos donde un error en el presupuesto puede significar pérdidas de miles de dólares, y donde cada propuesta debe reflejar sofisticación y comprensión profunda del desafío del cliente.
Calcular presupuestos requiere analizar complejidad técnica, estimar horas realistas por entregable, considerar nivel de diseño necesario (desde landing pages estándar hasta experiencias 3D inmersivas), ajustar márgenes según tipo de cliente. Generar propuestas implica redacción personalizada que demuestre comprensión estratégica del negocio del cliente, no plantillas genéricas.
El procesamiento post-discovery call necesitaba extraer objetivos clave, alcance del proyecto, servicios específicos solicitados, y transformar todo eso en briefings ejecutables para el equipo creativo. El seguimiento de clientes potenciales debía ser profesional, oportuno y personalizado. La producción de contenido para Instagram, Facebook y LinkedIn tenía que mantener consistencia con su branding premium y estilo visual distintivo.
Además, como agencia que vende creatividad y cutting-edge tech, necesitaban practicar lo que predican: usar IA y automatización para ser más eficientes, liberando a su equipo para lo que realmente importa: diseño, estrategia, innovación.
Nuestra Solución : Ecosistema Completo de Automatización con IA
Desarrollamos un sistema integral de automatización que abarca todo el ciclo operativo de la agencia, desde el primer contacto con un cliente potencial hasta la producción de contenido de marketing.
Gestor de Proyectos a Medida
Construimos una plataforma personalizada en Airtable que centraliza toda la información de proyectos: estado actual, entregables pendientes, historial de interacciones, archivos relevantes, notas del equipo. Integrada con n8n para automatizar flujos de trabajo: notificaciones automáticas cuando cambia el estado de un proyecto, asignación inteligente de tareas según fase del proyecto, recordatorios para deadlines críticos.
Automatización de Onboarding
Sistema que procesa automáticamente nuevos clientes: crea registros en Airtable con toda la información del formulario de reserva, investiga automáticamente el negocio del cliente y su sector usando IA, genera un primer análisis competitivo, prepara materiales para el equipo antes de la primera llamada.
Algoritmo Inteligente de Generación de Presupuestos
Base de datos histórica en Airtable con proyectos anteriores: tarifas por tipo de servicio (web design, branding, desarrollo 3D, UX/UI), tiempos reales invertidos por entregable, factores de complejidad documentados. Algoritmo en n8n que calcula presupuestos precisos: estima horas necesarias según alcance, aplica factores de complejidad dinámicos, ajusta márgenes según tipo de cliente, genera rangos de precio realistas.
Procesamiento Post-Reunión Automatizado
Integración con Fathom/Fireflies para transcripciones automáticas de discovery calls. IA que extrae información clave: objetivos del cliente, alcance del proyecto, servicios específicos solicitados (web, branding, desarrollo), presupuesto disponible, timeline esperado. Generación automática de resumen ejecutivo y briefing en HTML listo para compartir con el equipo creativo. Actualización automática en Airtable con toda la información estructurada.
Generación Automática de Propuestas en PDF
Sistema que toma datos del briefing y genera propuestas profesionales personalizadas: redacción automática adaptada al perfil del cliente y su industria, descripciones técnicas precisas de servicios y entregables según lo solicitado, biblioteca modular de contenido por tipo de servicio, integración n8n con Canva para autocompletado de plantillas de diseño, exportación directa a PDF profesional listo para enviar.
Sistema de Follow-ups Inteligente
Secuencias automatizadas de seguimiento a clientes potenciales: emails personalizados escalonados según comportamiento del cliente, recordatorios automáticos para el equipo vía Slack cuando una propuesta lleva días sin respuesta, integración con Google Calendar para facilitar agendamiento de próximas reuniones, dashboard en Airtable con todas las propuestas pendientes y su estado.
Producción de Contenido
Generación Automática para Redes Sociales
Sistema especializado que crea contenido visual y textual adaptado al branding premium de Klimt Creations: generación de textos para LinkedIn (contenido profesional orientado a B2B), Instagram (storytelling visual persuasivo), y Facebook (llamadas a la acción claras). Creación de carousels dinámicos con plantillas predefinidas optimizadas para engagement. Calendario inteligente con publicación automática manteniendo balance temático y frecuencia óptima.
Sistema de Clon de Avatar con IA
Integración con Heygen para producción de videos virales guionizados: avatar virtual personalizado de Monica (CEO) para contenido educativo, tutoriales sobre diseño 3D y branding, casos de estudio en formato video. Producción escalable de contenido video sin necesidad de grabación constante, manteniendo autenticidad y calidad profesional.
El asistente de generación de imágenes mantiene consistencia con las guías de marca, genera variantes para testing A/B, adapta automáticamente estilos según plataforma de publicación.
Implementación por fases
Implementamos el ecosistema completo en etapas para garantizar adopción fluida por parte del equipo: primero el gestor de proyectos y automatización de onboarding, luego el sistema de presupuestos y propuestas, después el procesamiento post-reunión y follow-ups, finalmente la producción de contenido.
Entrenamos a cada miembro del equipo en su área específica: project managers en el gestor centralizado, equipo comercial en generación de presupuestos y propuestas, equipo creativo en interpretación de briefings automáticos, equipo de marketing en sistema de contenido.
Todas las integraciones se conectaron con sus herramientas existentes: Airtable como base de datos central, n8n para orquestación de automatizaciones, Slack para notificaciones del equipo, Google Calendar para gestión de reuniones, Canva para diseño de propuestas, Heygen para producción de videos.
Los Resultados
Operación Optimizada, Equipo Liberado
El tiempo dedicado a tareas administrativas se redujo drásticamente. Lo que antes tomaba horas de trabajo manual ahora se completa en minutos sin intervención humana: procesamiento de discovery calls de 2+ horas a menos de 10 minutos, generación de presupuestos de 1-2 horas a menos de 5 minutos, creación de propuestas profesionales de medio día a 5 minutos.
El equipo de project managers puede gestionar más proyectos simultáneamente sin sentirse saturados. El equipo creativo recibe briefings estructurados y completos desde el inicio, reduciendo idas y vueltas por información faltante. El equipo comercial hace seguimiento consistente a todos los leads sin que ninguno se pierda por olvido.
Escalabilidad Sin Comprometer Calidad
Klimt Creations puede ahora aceptar más proyectos sin necesidad de ampliar el equipo administrativo proporcionalmente. La producción de contenido para marketing de la agencia es constante y profesional sin drenar recursos creativos. Los procesos están documentados y automatizados, facilitando onboarding de nuevos miembros del equipo.
La agencia practica internamente lo que vende a sus clientes: uso inteligente de IA y automatización para multiplicar capacidad mientras el equipo humano se enfoca en lo que realmente les diferencia: creatividad excepcional, estrategia de vanguardia, ejecución técnica impecable.
Si la gestión de tus clientes es un caos o no tienes tiempo de crear tu contenido, agenda una llamada y vemos qué procesos podríamos automatizar en tu caso.
